Alles gut gesichert?
Im Rahmen der aktuellen europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) müssen Angestellte der Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten beim Arbeitgeber zustimmen. Wer mit sensiblen Kundendaten zu tun hat, sollte aber auch eine „Verpflichtungserklärung zur Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten“ unterschreiben. Doch dabei können es Unternehmen nicht belassen: „Der richtige Umgang mit wichtigen Betriebsdaten sollte genau geregelt sein“, rät Petra Timm vom Personaldienstleister Randstad. Dazu gehört etwa, dass E-Mail-Anhänge von unbekannten Absendern nicht geöffnet werden. Auch Computer oder Laptop müssen vor fremden Blicken geschützt sein. Dies gilt im Unternehmen selbst genauso wie bei der Arbeit von unterwegs. Außerdem sind Firmen-Telefonate in der Öffentlichkeit zu
Die neuen europäischen Vorgaben zum Datenschutz sind für viele Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung. Arbeitnehmer und Unternehmen sollten sich ausreichend informieren.
unterlassen. Zudem sollten Betriebsinterna nicht in Online-Foren oder beim Treffen mit Freunden diskutiert werden.
Datensicherheit für kleine und mittlere Unternehmen
Die neuen europäischen Vorgaben zum Datenschutz sind für viele Unternehmen nach wie vor eine Herausforderung. Dabei haben sich mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) nicht die inhaltlichen Vorgaben stark verändert, sondern der Umgang mit den Daten. Das bedeutet: „Unternehmen können zur Erfüllung ihrer Pflichten gegenüber den Kunden ohne weiteres die Nutzerdaten verwenden, allerdings geht seit Mai nichts mehr ohne schriftliche Dokumentation“, erklärt Petra Timm vom Personaldienstleister Randstad. Außerdem müssen Kunden über den Umgang mit ihren Daten aufgeklärt und gegebenenfalls auch Einwilligungen für die Nutzung eingeholt werden. Bei Nichtachtung drohen empfindliche Strafen. Zusätzlich sollten Unternehmen sich vor Datendiebstahl oder Schadsoftware sichern. Dazu gehört die Installation einer Firewall zum Schutz vor Angriffen aus dem Internet ebenso wie ein regelmäßiger Passwortwechsel bei allen geschützten Programmen. Wer auf der sicheren Seite sein will, lässt sich von einem externen Datenschutzbeauftragten beraten.
Die EU-Datenschutzgrundverordnung muss auch im Homeoffice eingehalten werden.
Homeoffice ohne Datenschutzrisiko
Immer mehr Unternehmen geben ihren Angestellten die Möglichkeit, zeitweise von Zuhause zu arbeiten. Doch im heimischen Büro darf der Datenschutz nicht aus den Augen verloren werden. „Die EU-Datenschutzgrundverordnung gilt auch im Homeoffice“, weiß Petra Timm, Sprecherin von Randstad Deutschland. Dazu gehört die lückenlose Dokumentation, wie sensible Daten vor fremden Blicken geschützt, gespeichert und aufbewahrt werden. Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens sollte die Mitarbeiter schulen und sie dabei unterstützen, den Heimarbeitsplatz nach den neuen Vorgaben einzurichten. Es macht Sinn, im Homeoffice nur mit dienstlichen Endgeräten zu arbeiten. So sind Virenschutzprogramme und andere Vorgaben stets auf dem neuesten Stand. Damit die Daten beim Verlust eines mobilen Computers nicht in unbefugte Hände geraten, sollte die Festplatte verschlüsselt sein. Ein abschließbares Arbeitszimmer mit ebenfalls abschließbarem Schrank für sensible Unterlagen gibt zusätzlich Sicherheit. Und: Die Nutzung offener Wlan-Netzwerke oder eines Internet-Hotspots etwa im Café sollte absolut tabu sein.
Neue Datenschutzgrundverordnung
Online eine Überweisung ausfüllen, auf die Schnelle eine Nachricht schicken oder einen Flug buchen: Auf das Internet können und wollen viele nicht mehr verzichten. Doch selbst wer Onlinedienste nur sporadisch nutzt, hinterlässt unweigerlich Spuren im Netz. Anbieter speichern persönliche Informationen, von der Adresse bis zur Bankverbindung. Mehr Kontrolle über diese Daten erhalten Verbraucher durch die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Die seit Ende Mai 2018 geltenden strengen Vorgaben müssen globale Konzerne ebenso berücksichtigen wie der Handwerker von nebenan. Allerdings herrscht hierüber oft noch Unsicherheit. Die DSGVO hält unter anderem fest, dass Daten nur nach ausdrücklicher Einwilligung verarbeitet und gespeichert werden dürfen, dass kein Fremder Zugriff darauf hat und lückenlos dokumentiert werden kann, wo und wie lange die Informationen gespeichert werden. „Für Unternehmen bedeuten die EU-Vorgaben, dass sie ihre Daten sicher schützen müssen. Eine einfache Antiviren-Software reicht da nicht aus“, erklärt Petra Timm vom Personaldienstleister Randstad. Wichtig ist auch, dass die Angestellten genaue Weisung erhalten, wie sie mit sensiblen Daten umzugehen haben. Dazu müssen sie eine „Verpflichtungserklärung zur Wahrung der Vertraulichkeit bei der Verarbeitung personenbezogener Daten“ unterschreiben. (Advertorial)
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