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Flexible Arbeitsmodelle halten aufgrund von Digitalisierung und Corona-Pandemie verstärkt Einzug in die Arbeitswelt: Homeoffice, Video-Konferenzen und das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten sind für viele inzwischen Unternehmensrealität.

Was für Freiberufler längst zum Alltag gehört, erreicht nun die Angestellten in Unternehmen: Bedingt durch die Corona-Krise sitzen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice. Neben der Arbeit gilt es nun, die Kinderbetreuung, den Familieneinkauf und den Austausch mit Kolleginnen und Kollegen unter einen Hut zu bekommen.

Auch immer mehr Chefs lassen sich auf die flexiblen Arbeitsstrukturen ein. Tatsächlich etabliert sich die digitale Kommunikation bedingt durch die Pandemie auch in Unternehmen, die diese flexiblen Arbeitsweisen unter normalen Umständen nicht eingeführt hätten. An die veränderten Kommunikationsstrukturen müssen sich Führungskräfte allerdings gewöhnen. Zwar lässt sich schnell telefonieren, skypen oder in der Video-Konferenz Wichtiges besprechen. Aber mit Mitarbeitenden, die im In- und Ausland verteilt sind und möglicherweise in unterschiedlichen Zeitzonen gemeinsame Projekte bearbeiten, erfordert der Austausch umsichtige Planung vom Management.

Ein Onlinemeeting im eigenen Unternehmen
Face-to-Face Kommunikation ist auch im Homeoffice machbar. Teammitglieder, die in unterschiedlichen Ländern leben und arbeiten, können sich per Skype oder Zoom mühelos austauschen. Sogar das gemeinsame Arbeiten an Dateien ist dank hilfreicher Tools wie Google Docs problemlos möglich.

Vorteile und Nachteile des ortsunabhängigen Arbeitens

Die neuen Arbeitsmodelle führen zu zahlreichen positiven Effekten: Unternehmen sparen Kosten ein. Gleichzeitig sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig produktiver. Für viele Beschäftigte ist es durch einen Arbeitsplatz außerhalb des Unternehmens erst möglich, individuelle Lebensplanung und Berufstätigkeit zu verbinden. Das erhöht ihre Zufriedenheit. Eine zweijährige Studie aus Stanford belegt die deutliche Steigerung der Produktivität im Homeoffice bei weniger Fehlzeiten. Gleichzeitig zeigt die Studie auch die Schattenseite: Mitarbeiter, die ausschließlich Zuhause arbeiten, vermissen den Austausch, Kontakt zu Kollegen und die direkte Zusammenarbeit. Hier sind Führungskräfte gefragt. Ihre Aufgabe ist es, die Interaktion zwischen Kollegen und Teams bewusst zu fördern. Dazu sollten auch Gespräche über den Job hinaus gehören. Nur so können sich die Mitarbeiter besser kennenlernen und Vertrauen zueinander aufbauen.

Wer im Homeoffice arbeitet sollte technisch gut gerüstet sein und sich organisieren können. Hier prallen Beruf und Familie direkt aufeinander.

Homeoffice – oft eine gute Lösung

Flexible Arbeitsstrukturen ermöglichen es zudem, für besondere Herausforderungen spezielle Lösungen zu finden. Während des Lockdowns aufgrund der Corona-Pandemie haben beispielsweise Kitas, Kindergärten und Schulen ihren normalen Betrieb eingestellt. Unternehmen und auch Mitarbeiter profitieren in dieser Zeit sehr von der Möglichkeit des Homeoffice. Natürlich ist es für die Eltern eine hohe Belastung, aber sie können die Betreuung übernehmen ohne Lohneinbußen zu befürchten.

Auch die Chefs können durchatmen, denn überraschend viele Arbeiten können die Mitarbeiter zuhause erledigen. Nachteilig für Führungskräfte ist allerdings der höhere organisatorische Aufwand durch die räumliche Entfernung. Was im Büro kurz zwischendurch oder in der Kaffeeküche besprochen wurde, fordert nun viel Planung. Die Kommunikationswege verlängern sich, denn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus virtuellen Teams sind bedingt durch die Arbeit mit Vertrauensarbeitszeit, Homeoffice und Remote Work nicht unbedingt zeitgleich an ihrem Arbeitsplatz greifbar. Deshalb sollten Führungskräfte klare Regeln zum Kommunikationsablauf vorgeben. Standards dafür lassen sich am besten gemeinsam mit dem Team entwickeln. Folgende Punkte sollten beispielsweise darin geklärt werden:

  • Es gibt eine zielorientierte Planung und Projektsteuerung.
  • Die Führungskraft kommuniziert gegenüber dem virtuellen Team offen, verständlich und klar.
  • Sie verteilt die anstehenden Aufgaben passend zu den Fähigkeiten der Team-Mitglieder.
  • Der Team-Leader definiert Strukturen und macht Zielvorgaben.
  • Er prüft den Status der Arbeit und stellt sicher, dass Ziele in der vorgegebenen Zeit erreicht werden.

Flexible Arbeitsmodelle verändern Führungsstrukturen

Durch die digitale Transformation wandelt sich die Art, wie wir arbeiten. Zahlreiche Apps, IT-Programme und Tools vereinfachen dabei die Arbeitsprozesse. „Wer am Computer sitzt, eignet sich prinzipiell für ortsunabhängiges Arbeiten“, erklärt Petra Timm, Pressesprecherin von Randstad Deutschland. „Allerdings werden alte Hierarchiestrukturen durch die Digitalisierung und die Möglichkeit zum ortsunabhängigen Arbeiten auf den Kopf gestellt. Mit traditionellem Führungsverhalten wird es in Zukunft nicht gelingen, Teams zu führen. Stattdessen zeigt sich, dass die Mitgestaltung jedes Einzelnen von nun an maßgeblich für den Erfolg eines Projektes ausschlaggebend ist.  Erst wenn Mitarbeiter sich wirksam einbringen können, werden sie sich über die Distanz langfristig mit dem Unternehmen, den Teams und den Projekten identifizieren. Für Führungskräfte bedeutet das: Die veränderte Form der Zusammenarbeit sollte mit klaren Strukturen, optimaler Planung und vor allem auf Augenhöhe stattfinden. Dadurch können Mitarbeiter nicht nur ihre eigenen Potentiale besser einbringen, sondern sich auch schneller weiterentwickeln.

Beispiele für flexible Arbeitsmodelle

Homeoffice

Umgangssprachlich handelt es sich beim Homeoffice um das heimische Arbeitszimmer. Der Begriff beschreibt eine flexible Arbeitsform, bei der Beschäftigte ihrer Berufstätigkeit teilweise oder ausschließlich in ihrem privaten Umfeld nachgehen. Oft steht Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern zusätzlich ein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung.

Remote Work

Für digitale Nomaden ist Remote Work, auf Deutsch: Fernarbeit, ein Traum: Mit diesem Modell ist das Arbeiten von überall aus möglich. Die einzigen Voraussetzungen sind eine schnelle, stabile Internetverbindung und ein Laptop. Dann spielt es keine Rolle, ob die Mitarbeiterin gerade in Spanien, in einer kanadischen Großstadt oder am Strand von Pattaya sitzt.

Coworking Space

Hinter der Bezeichnung „Coworking Spaces“ verbergen sich Gemeinschaftsbüros. Dabei handelt es sich um großzügige Büroräume, komplette Etagen, ehemalige Fabrikhallen oder Großraumbüros. „Dort arbeiten Menschen unterschiedlicher Professionen unabhängig voneinander zusammen“, so Petra Timm. „Die einzelnen Projekte haben nichts miteinander zu tun. Trotzdem findet in Coworking Spaces ein produktiver Austausch untereinander statt.“ Auch digitale Nomaden nutzen diese Möglichkeit gern.

Job Sharing

Wenn eine Arbeitsstelle auf zwei oder mehrere Personen aufgeteilt wird, nennt sich das „Job Sharing“. Ein geteilter Arbeitsplatz ist ideal für Menschen, die gesundheitlich oder familiär bedingt nur halbtags tätig sein möchten oder können. Für Alleinerziehende bietet dieses Arbeitsmodell eine Möglichkeit, Kinderbetreuung und Berufstätigkeit zu vereinbaren.

Arbeiten mit Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit bedeutet: Nicht die Arbeitszeit oder die Anwesenheit am Arbeitsplatz steht im Fokus. Es geht ausschließlich um die Ergebnisse. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter teilen ihre Arbeitszeit bei diesem Modell selbst ein. Wann sie für ihr Unternehmen tätig sind und wie lange sie für ihre Aufgaben brauchen, bleibt ihnen überlassen. Hauptsache, am Ende stimmen die Ergebnisse.

Transparente Kommunikation, regelmäßige Gespräche mit den Teammitgliedern und gemeinsame Ziele sind das A und O der virtuellen Mitarbeiterführung.

5 Voraussetzungen, damit virtuelle Teams funktionieren

Flexible Arbeitsmodelle eigenen sich nicht für jedes Unternehmen. Damit die Zusammenarbeit reibungslos gelingt, müssen die technischen und die persönlichen Voraussetzungen stimmen. Erfolgsentscheidend sind außerdem optimal strukturierte Arbeitsabläufe, erfahrene Fachkräfte, moderne Technik und Kompetenz in virtueller Mitarbeiterführung.

  1. Vernetzte Arbeitsplätze: Dezentrales Arbeiten an gemeinsamen Projekten funktioniert nur, wenn Arbeitsplätze miteinander vernetzt sind.
  2. Angepasste Arbeitsverträge: Auch bei flexiblen Arbeitsmodellen müssen die Rahmenbedingungen festgelegt werden – im besten Fall in Absprache mit dem Betriebsrat.
  3. Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter: Die Arbeit in virtuellen Teams stellt hohe Anforderungen an die einzelnen Team-Mitglieder.
    Voraussetzungen sind…
    • eine selbstständige, zielorientierte Arbeitsweise,
    • die Fähigkeit zur Selbstorganisation,
    • Teamorientierung,
    • die Einhaltung von Deadlines und Kommunikationsfähigkeit. Dazu gehört die problemlose Erreichbarkeit per Telefon, Chat, E-Mail, Textnachricht oder Skype.
  4. Durchdachte Projekt- und Arbeitsdefinitionen: Damit die ortsunabhängige Zusammenarbeit mit Fachkräften ein Erfolg wird, muss vorab klar definiert sein, wer welche Aufgabe übernimmt. Das erfordert eine sorgfältige Projektplanung und eine saubere Trennung der Zuständigkeiten.
  5. Gelungene virtuelle Teamführung auf Distanz: Bei erfolgreichen virtuellen Teams prägt Teamgeist den Arbeitsstil. Wer die Führungsrolle übernimmt, hält das Team als Einheit zusammen.
    Gute virtuelle Mitarbeiterführung zeichnet sich durch folgende Aspekte aus:
    • Es gibt eine zielorientierte Planung und Projektsteuerung.
    • Die Führungskraft kommuniziert gegenüber dem virtuellen Team offen, verständlich und klar.
    • Sie verteilt die anstehenden Aufgaben passend zu den Fähigkeiten der Team-Mitglieder.
    • Der Team-Leader definiert Strukturen und macht Zielvorgaben.
    • Er prüft den Status der Arbeit und stellt sicher, dass Ziele in der vorgegebenen Zeit erreicht werden.
Virtuelle Mitarbeiterführung: Ein Unternehmen tagt via Videochat.
Gespräche auf Augenhöhe schaffen in virtuellen Teams Vertrauen zueinander und Verständnis füreinander. Führungskräfte sollten für ihre Mitarbeiter jederzeit erreichbar sein.

Tipps und Ratschläge für Führungskräfte und Teams

„Virtuelle Teams sind nur dann erfolgreich, wenn jeder dahintersteht“, erläutert Petra Timm von Randstad Deutschland. „Die Führungsrolle definiert sich deswegen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung vollkommen neu. Der Chef ist Manager, Teamleader und Moderator zugleich.“ Keine Frage: Mitarbeiterführung auf Distanz ist anspruchsvoll. Kommunikative Fähigkeiten und kreative Herangehensweisen an Probleme sind gefragt. Außerdem sollten Chefinnen und Chefs die Nutzung digitaler Medien aktiv vorleben. „Das baut Ängste und Hemmungen auf Seiten der Mitarbeiter ab“, weiß Petra Timm.

Virtuelle Begegnungen sind wichtig

Eine Möglichkeit, den Zusammenhalt untereinander zu fördern, ist die Einrichtung eines virtuellen Cafés oder einer virtuellen Kaffeeküche. Mit Formaten wie Microsoft teams, World Café oder Open Space lassen sich die ungezwungenen Web-Treffen mühelos realisieren. Auch Führungskräfte sollten hier regelmäßig vorbeischauen, um den Teamgeist zu fördern und um locker ins Gespräch zu kommen. „Nur wenn sich alle in der Gruppe gesehen und von den Führungskräften geschätzt und respektiert fühlen, sind Höchstleistungen möglich“, so Pressesprecherin Petra Timm. „Entspannte Gespräche am Rande des Arbeitsalltags können dazu beitragen.“

Gute Organisation erleichtert virtuelle Führung

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist der Einsatz geeigneter Software. Mit webasierten Lösungen z.B. für Projektmanagement ist es leichter, die Aufgabenverteilung im Blick zu behalten, den Fortschritt eines Projekts zu überwachen und die Zeit nicht aus den Augen zu verlieren. Auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bleiben dadurch auf dem neuesten Stand.

Regelmäßige Reportings fixieren Ziele und Erfolge schwarz auf weiß. Sie zeigen eventuelle Schwachstellen innerhalb der Teamarbeit auf, spornen dazu an, Prozesse zu optimieren und noch besser zu werden.

Die virtuelle Mitarbeiterführung gewinnt an Relevanz

Die Corona-Krise verdeutlicht, wie wichtig die digitale Transformation ist. Je besser es gelingt, die Arbeit in den virtuellen Raum zu verlegen, desto geringer sind die wirtschaftlichen Verluste. Flexible Arbeitsmodelle weisen den Weg.

„Wissensarbeiter und kreative Köpfe vollbringen Höchstleistungen unabhängig von ihrem Arbeitsplatz“, erläutert Petra Timm von Randstad. „Für Unternehmen wird es immer wichtiger, auf die Ergebnisse zu schauen und nicht ausschließlich auf die körperliche Anwesenheit am Arbeitsplatz zu pochen.“

Eine zentrale Voraussetzung für starke virtuelle Teams sind Chefs, die ihre Führungsrolle an die neuen Anforderungen anpassen. Sie sollten Vorbilder sein und sowohl die Mitarbeiterführung auf Distanz als auch die Möglichkeiten der Digitalisierung als große Chancen verstehen und die Weiterentwicklung aktiv unterstützen.

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